5 ขั้นตอนง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลภาษาอังกฤษได้แบบมืออาชีพ

แม้ว่าอีเมลจะเป็นสิ่งที่พวกเรารู้จักและใช้กันอยู่เป็นประจำ ทั้งในการพูดคุยกับเพื่อนๆ หรือการติดต่องาน แต่หลายคนก็ไม่ค่อยแน่ใจว่า ที่เราเขียนลงไปในอีเมลนั้นถูกต้องหรือว่าเหมาะสมต่อกาลเทศะหรือไม่ โดยเฉพาะในการสมัครงานใหม่และการติดต่องานกับคนที่เราไม่คุ้นเคยหรือไม่เคยรู้จักกันมาก่อน วันนี้ผมมีขั้นตอนง่ายๆในการเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษ ที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้แบบมืออาชีพมาฝากครับ

ขั้นที่ 1 คือการเขียนคำขึ้นต้น เราควรเลือกใช้ให้เหมาะกับบุคคลที่เราจะส่งอีเมลถึง โดยพิจารณาถึงความสนิทสนมกับคนๆนั้น หากเป็นคนที่คุณไม่ทราบชื่อ ก็ควรใช้เป็น Dear Sir or Madam, แต่ถ้าคุณรู้ชื่อของเขา ก็สามารถใช้ Dear ตามด้วยคำนำหน้า อย่าง Mr (สำหรับผู้ชาย), Mrs (สำหรับผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว), Miss (สำหรับผู้หญิงที่ยังไม่แต่งงาน), หรือ Ms (สำหรับผู้หญิงที่คุณไม่แน่ใจว่าเธอแต่งงานหรือยัง หรือไม่ต้องการทำให้เธอโกรธเพราะคุณใช้คำนำหน้าเรียกเธอผิด) จากนั้นให้ตามด้วยชื่อและนามสกุลของคนๆนั้น หรือจะใช้แค่นามสกุลของเขาเท่านั้นก็ได้ เช่น ถ้าเราจะเขียนอีเมลถึง Brad Pitt นักแสดงชายคนดังในฮอลลีวู้ด เราก็สามารถเขียนคำขึ้นต้นว่า Dear Mr Brad Pitt, หรือ Dear Mr Pitt, ก็ได้ครับ

ในวันหนึ่งๆ เราติดต่อกับผู้คนมากมาย ดังนั้น คงจะดีกว่าหากคุณสามารถเกริ่นให้คนที่คุณส่งอีเมลหานั้นรู้ว่าคุณเป็นใคร หรือคุณรู้จักเขาและธุระของเขาที่เป็นสาเหตุให้คุณติดต่อหาเขาได้อย่างไร อย่างไรก็ดี การอ้างอิงถึงการติดต่อกันก่อนหน้านี้ อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่า ผู้รับอีเมลของคุณจะเข้าใจเรื่องที่คุณเขียนถึงในอีเมลหรือไม่หากคุณไม่เกริ่นนำหรืออ้างอิงการสนทนาก่อนหน้านี้เลยน่ะครับ ในขั้นนี้คุณสามารถใช้วลีอย่าง With regard to…, Regarding…, With reference to…, หรือ Thanks for… ในการเขียนได้ ดังเช่นตัวอย่างในรูปด้านล่างนี้นะครับ

ส่วนถัดมาคือใจความหลักของอีเมลที่จะบอกว่า ทำไมคุณจึงเขียนอีเมลฉบับนี้หาผู้รับของคุณ ซึ่งก็อาจมีได้หลากหลายสาเหตุ เช่น บอกเหตุผลว่าทำไมคุณจึงเขียนอีเมลมาหา ซึ่งสามารถใช้วลีง่ายๆ อย่าง I’m writing to ตามด้วยคำกริยาช่องที่ 1 ได้ ตัวอย่างเช่น

I’m writing to confirm our meeting tomorrow.

I’m writing to inform you that our school board accepted your application for the scholarship.

I’m writing to apologize for our wrong scheduling for your shipment.

I’m writing to ask if it is possible for me to have a confirmation booking for my flight next week.

ในกรณีที่คุณต้องการขอความช่วยเหลือจากผู้รับอีเมลของคุณ คุณก็สามารถใช้วลีอย่าง I’d really appreciate it if you could หรือ Could you หรือ Please could you ตามด้วยคำกริยาช่องที่ 1 ได้ ตัวอย่างเช่น

I’d really appreciate it if you could postpone our meeting to this Friday instead.

Could you print the budget of last month and give it to my manager?

Please could you send me the meeting agenda for tomorrow before 4pm today?

หรือหากคุณต้องการแจ้งว่า คุณตกลงทำตามหรือยอมรับในสิ่งที่คนๆนั้นร้องขอ คุณก็สามารถใช้รูปประโยคอย่าง I’d be happy to หรือ I’d be delighted to ตามด้วยคำกริยาช่องที่ 1 ได้ ตัวอย่างเช่น

I’d be happy to have our meeting on Friday.

I’d be delighted to send you the project detail with my recommendation.

แต่หากคุณต้องการจะบอกว่า คุณไม่สามารถทำตามคำขอร้องของเขาหรือมีข่าวร้ายจะบอกเขา คุณก็สามารถใช้รูปประโยคอย่าง I’m afraid that หรือ I am sorry to tell you that หรือใช้คำว่า Unfortunately, แล้วตามด้วยประโยคได้ ตัวอย่างเช่น

I’m afraid that your shipment was delayed because of Hurricane Katrina.

I’m sorry to tell you that I am not free on Friday for our meeting.

Unfortunately, we have problem about your credit term.

ในกรณีที่คุณจะบอกว่าคุณได้ส่งเอกสารหรือไฟล์มาให้ทางอีเมลนี้ คุณก็สามารถใช้ประโยคอย่าง Please find attached หรือ I’m attaching แล้วตามด้วยคำนามได้ ตัวอย่างเช่น

Please find attached quotation for our new training project.

I’m attaching minutes of meeting of last week for you.

ขั้นต่อมาเป็นการปิดใจความหลักของเรา ซึ่งสามารถเขียนได้ในหลายแบบ เช่น หากคุณได้ขอความช่วยเหลือเขาไป คุณก็สามารถใช้ประโยคว่า Thank you for your help. เพื่อกล่าวขอบคุณเขาได้ หรือหากคุณต้องการเสนอความช่วยเหลือให้กับเขาก็สามารถใช้ประโยคอย่าง

Please contact us again if there are any problems. หรือ

Please contact us again if you have any questions. หรือ

Please feel free to contact us again if we can help in any way.

หรือถ้าคุณต้องการบอกเป็นนัยถึงการติดต่อกันในอนาคตอันใกล้ คุณก็สามารถใช้รูปประโยคอย่าง I look forward to ตามด้วย gerunds (คำกริยาเติม -ing) ได้ เช่น I look forward to hearing from you soon. หรือ I look forward to meeting you on Friday. หรือจะเขียนว่า See you soon. ในกรณีที่เป็นเพื่อนสนิทก็ได้เช่นกัน

ขั้นตอนสุดท้ายคือการเขียนคำลงท้าย ซึ่งเราควรใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้นของเรา ตามตัวอย่างในรูปด้านล่างนี้นะครับ

อาจจะยาวไปสักหน่อย แต่ก็หวังว่าคุณจะสามารถนำไปใช้ได้ในการทำงานหรือการใช้ชีวิตประจำวันของคุณนะครับ และหากใครอยากอ่านเกี่ยวกับเทคนิคเล็กๆน้อยๆที่จะช่วยให้อีเมลที่คุณส่งไปดูดีมีระดับและมีประสิทธิภาพในการทำงาน ก็คลิกที่นี่เพื่ออ่านต่อได้เลยนะครับ